Informacja o przetwarzaniu danych osobowych kandydatów do pracy

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest SABNER Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Międzyrzeczu Górnym, adres: Międzyrzecze Górne 824, 43-392 Międzyrzecze Górne, KRS 0001006124, NIP 9372748484, dalej „SABNER” lub „Administrator”.

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych lub realizacji praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail info@sabner.com albo pisemnie na adres siedziby.

2. Zakres i źródło danych

Dane pozyskujemy przede wszystkim bezpośrednio od kandydata, w tym za pośrednictwem formularza aplikacyjnego na stronie sabner.com, poczty elektronicznej obsługiwanej w Google Workspace (Gmail) oraz portali rekrutacyjnych OLX, Pracuj.pl i Aplikuj.pl. Możemy przetwarzać w szczególności:

• imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia oraz dane kontaktowe wskazane przez kandydata;
• informacje o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia – jeżeli są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku;
• inne zwykłe dane osobowe dobrowolnie przekazane przez kandydata, np. w CV, liście motywacyjnym, wiadomości lub podczas rozmowy;
• dane powstałe w toku rekrutacji, w szczególności korespondencję, notatki z rozmów, wyniki zadań rekrutacyjnych, ocenę spełnienia wymagań stanowiska oraz ustalenia dotyczące kolejnych etapów;
• dane wymagane odrębnymi przepisami dla danego stanowiska – wyłącznie w zakresie i na etapie, na którym SABNER jest uprawniony lub zobowiązany do ich pozyskania.

Jeżeli dane zostaną pozyskane z innego źródła niż kandydat, SABNER przekaże odpowiednią informację wymaganą przez art. 14 RODO, o ile nie zachodzi ustawowy wyjątek od tego obowiązku.

3. Danych, których nie należy przesyłać

Dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych mogą być pozyskiwane wyłącznie wtedy, gdy uprawnienie lub obowiązek Administratora wynika wprost z przepisu prawa. Szczególne kategorie danych mogą być przetwarzane na podstawie odrębnej, wyraźnej zgody tylko wtedy, gdy zostały przekazane z inicjatywy kandydata. Jeżeli SABNER nie ma podstawy prawnej do przetwarzania danych nadmiarowych, dane zostaną usunięte, zanonimizowane albo pominięte; Administrator może również poprosić o przesłanie dokumentu bez takich informacji.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

4.1. Bieżąca rekrutacja i działania przed zawarciem umowy

Dane w zakresie określonym w art. 22¹ § 1–2 Kodeksu pracy przetwarzamy w celu przyjęcia i rozpatrzenia aplikacji, kontaktu z kandydatem, oceny kwalifikacji i przydatności do pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, przeprowadzenia uzgodnionych etapów rekrutacji oraz podjęcia działań na żądanie kandydata przed ewentualnym zawarciem umowy. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w związku z art. 22¹ § 1–2 Kodeksu pracy.

4.2. Organizacja i dokumentowanie procesu rekrutacji

Dane wytworzone przez SABNER w toku rekrutacji, w szczególności notatki, oceny spełnienia kryteriów, informacje o przebiegu poszczególnych etapów oraz korespondencję organizacyjną, mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest sprawne i jednolite przeprowadzenie procesu, wybór kandydata zgodnie z ustalonymi kryteriami oraz udokumentowanie przebiegu rekrutacji.

4.3. Dane dodatkowe dobrowolnie przekazane przez kandydata

Zwykłe dane osobowe wykraczające poza zakres określony w art. 22¹ § 1–2 Kodeksu pracy przetwarzamy na podstawie zgody kandydata – art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 22¹a Kodeksu pracy. Zgoda może wynikać z jednoznacznego działania polegającego na dobrowolnym przekazaniu takich danych. SABNER nie uzależnia udziału w rekrutacji od przekazania danych dodatkowych.

4.4. Aplikacje spontaniczne i przyszłe rekrutacje

Aplikację spontaniczną możemy przeanalizować w celu ustalenia, czy istnieje aktualna możliwość zatrudnienia, jako działanie podjęte na żądanie kandydata przed ewentualnym zawarciem umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Wykorzystywanie aplikacji w innych, przyszłych procesach rekrutacyjnych wymaga odrębnej, dobrowolnej zgody kandydata – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

4.5. Szczególne kategorie danych

SABNER nie żąda szczególnych kategorii danych w zwykłym procesie rekrutacji. Jeżeli kandydat z własnej inicjatywy przekaże takie dane i udzieli odrębnej, wyraźnej zgody, podstawą ich przetwarzania może być art. 9 ust. 2 lit. a RODO w związku z art. 22¹b § 1 Kodeksu pracy. W braku właściwej podstawy prawnej dane zostaną usunięte, zanonimizowane albo pominięte.

4.6. Obowiązki wynikające z przepisów prawa

Jeżeli dla konkretnego stanowiska odrębny przepis wymaga potwierdzenia określonego uprawnienia, kwalifikacji, niekaralności lub innej przesłanki zatrudnienia, dane będą przetwarzane w celu wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze – art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwym przepisem prawa oraz, w przypadku danych dotyczących wyroków skazujących lub czynów zabronionych, zgodnie z art. 10 RODO.

4.7. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

Po zakończeniu rekrutacji niezbędne dane mogą być przechowywane w ograniczonym zakresie w celu udokumentowania prawidłowości procesu oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Jeżeli jest to bezwzględnie konieczne w odniesieniu do szczególnych kategorii danych, podstawą może być również art. 9 ust. 2 lit. f RODO.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane wyłącznie w zakresie niezbędnym:

• osobom upoważnionym przez SABNER i uczestniczącym w procesie rekrutacji;
• dostawcom usług informatycznych, pocztowych, hostingowych, chmurowych, serwisowych i utrzymania strony internetowej, w tym dostawcy Google Workspace (Gmail), w zakresie niezbędnym do świadczenia tych usług;
• operatorom portali rekrutacyjnych OLX, Pracuj.pl i Aplikuj.pl – jeżeli dany proces jest prowadzony z ich udziałem i w zakresie wynikającym z zasad działania danego portalu;
• doradcom prawnym, audytorom i innym profesjonalnym doradcom, gdy jest to niezbędne;
• organom publicznym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

W zależności od charakteru usługi dostawca może działać jako podmiot przetwarzający dane na zlecenie SABNER albo jako odrębny administrator danych na zasadach wskazanych w swoim regulaminie lub polityce prywatności. SABNER nie sprzedaje danych kandydatów ani nie udostępnia ich w celach marketingowych.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy nie jest zakładane jako niezbędny element rekrutacji. Niektórzy dostawcy technologiczni lub ich podwykonawcy mogą jednak korzystać z infrastruktury znajdującej się poza EOG. Jeżeli w związku z konkretną usługą dochodzi do takiego przekazania, odbywa się ono wyłącznie na podstawie mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO, w szczególności:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony – art. 45 RODO, w tym w przypadku odbiorcy w USA uczestniczącego w EU–US Data Privacy Framework; albo
• odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej – art. 46 RODO, wraz z oceną warunków transferu i środkami uzupełniającymi, jeżeli są wymagane.

Informację o stosowanym mechanizmie transferowym oraz o sposobie uzyskania kopii zabezpieczeń lub miejscu ich udostępnienia można uzyskać, kontaktując się z Administratorem. Przekazanie danych w obrębie EOG nie stanowi transferu do państwa trzeciego w rozumieniu rozdziału V RODO.

7. Okres przechowywania danych

• Dane wykorzystywane do prowadzenia bieżącej rekrutacji będą aktywnie przetwarzane do jej zakończenia.
• Po zakończeniu rekrutacji niezbędna dokumentacja będzie wyłącznie przechowywana w ograniczonym dostępie przez okres niezbędny do upływu terminu przedawnienia potencjalnych roszczeń, co do zasady nie dłużej niż 3 lata od zakończenia procesu. Dane te nie będą wykorzystywane do nowych rekrutacji bez odrębnej podstawy prawnej.
• Jeżeli kandydat wyrazi zgodę na przyszłe rekrutacje, dane będą wykorzystywane w tym celu przez 6 miesięcy od dnia udzielenia zgody, nie dłużej jednak niż do jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu.
• Jeżeli aplikacja spontaniczna nie prowadzi do aktualnej rekrutacji i kandydat nie wyrazi zgody na przyszłe rekrutacje, dane zostaną usunięte bez zbędnej zwłoki po zakończeniu oceny aktualnych możliwości zatrudnienia.
• Informacja o udzieleniu lub wycofaniu zgody może być przechowywana w ograniczonym zakresie w celu wykazania zgodności działania Administratora z prawem.
• W przypadku wszczęcia sporu lub postępowania dane niezbędne do jego obsługi mogą być przetwarzane do czasu prawomocnego zakończenia sprawy oraz wykonania rozstrzygnięcia.
• W przypadku zatrudnienia dane i dokumenty niezbędne do nawiązania i realizacji stosunku pracy będą dalej przetwarzane na zasadach określonych w odrębnej informacji dla pracowników oraz w przepisach prawa pracy.

8. Prawa kandydata

Na zasadach określonych w RODO kandydat ma prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych;
• usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki określone w RODO;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych – w zakresie, w jakim dane dostarczone przez kandydata są przetwarzane w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• wniesienia, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją kandydata, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wniosek dotyczący realizacji praw można przesłać na adres info@sabner.com lub adres siedziby Administratora. W razie uzasadnionych wątpliwości SABNER może poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek.

Wycofanie zgody powoduje zaprzestanie przetwarzania opartego na zgodzie, ale nie wyłącza dalszego przechowywania danych, jeżeli Administrator ma inną podstawę prawną, w szczególności potrzebę obrony przed roszczeniami. W przypadku sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO Administrator zaprzestanie przetwarzania, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw lub przetwarzanie jest potrzebne do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

Skargę można wnieść do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa. Aktualne informacje o sposobie składania skarg są dostępne na stronie uodo.gov.pl.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych określonych w art. 22¹ § 1–2 Kodeksu pracy, w zakresie wymaganym dla danego stanowiska, jest konieczne do rozpatrzenia kandydatury. Niepodanie tych danych może uniemożliwić udział w rekrutacji. Podanie innych danych oraz wyrażenie zgody na przyszłe rekrutacje jest dobrowolne. Brak zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania kandydata ani powodować innych negatywnych konsekwencji, w szczególności nie może stanowić przyczyny odmowy zatrudnienia.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane kandydatów nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym do profilowania, które wywoływałoby wobec kandydata skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływało.

11. Treści do formularza rekrutacyjnego

11.1. Dobrowolna zgoda na przyszłe rekrutacje

Pole zgody powinno być odrębne od zgłoszenia do bieżącej rekrutacji, niewstępnie zaznaczone i niewymagane do wysłania aplikacji.

11.2. Tekst przy przycisku aplikacyjnym